LegalKit, il prodotto ICON di Archiviazione Sostitutiva
La soluzione ICON prevede una struttura dati specifica per la raccolta e la validazione dei documenti da archiviare e consultare. In tale struttura vengono convogliati i documenti estratti da varie fonti: – Sistemi documentali aziendali (OpenText eDocs DM, Global 360, EMC Documentum, Alfresco) – Scansione di documenti cartacei (Kodak Capture Pro, ecc.) – ERP Aziendali ICON ha realizzato moduli per l’estrazione dei documenti da alcuni dei più diffusi sistemi documentali, ma il formato standard definito permette la realizzazione di moduli specifici per le esigenze del cliente. Il cliente può fornire i dati nel formato definito senza l’ausilio dei moduli di estrazione predisposti dal processo: un modulo specifico ne verificherà la validità. La soluzione Icon permette di scegliere tra due modalità di conservazione: – In house: alla scadenza definita per ogni tipologia di documento vengono prelevati i documenti dall’archivio della conservazione per la generazione dei lotti. Il responsabile della conservazione riceverà notifica della disponibilità dei lotti per la verifica e l’apposizione della firma e marca temporale. Il processo mette a disposizione del responsabile un modulo per tale attività. Per la consultazione del lotto viene predisposto un pacchetto HTML. Il lotto così composto potrà essere conservato secondo le modalità definite nel manuale di conservazione (es. CD/DVD autoconsultabili). – In outsourcing: ICON collabora con Postecom e si integra con il servizio Postedoc. Alla scadenza definita per ogni tipologia di documento il processo predispone il lotto nel formato richiesto dall’outsourcer e lo invia tramite Web Service a Postecom. Il responsabile della conservazione, che in questo caso è presso l’outsourcer appone la firma digitale e la marca temporale. I lotti vengono memorizzati su più sistemi al fine di assicurare un corretto backup e disaster-recovery. La consultazione dei documenti è disponibile attraverso l’accesso al portale protetto Postedoc.
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